Structura organizatorică a unei firme – tot ce trebuie sa stii

Ce este organigrama unei firme?

Organigrama, definiție: diagrama prin intermediul căreia este ilustrată ierarhia într-o companie. Aceasta poate fi structurată în diverse moduri și poate folosi ca instrument de management sau de planificare, dar poate fi utilizată și în scopuri personale pentru o mai bună organizare.

Ce reprezintă organigrama: o schemă grafică a funcțiilor ierarhice dintr-o companie, a proceselor unui proiect în derulare sau a altor aspecte care pot fi ilustrate grafic și care ajută la o funcționare eficientă a afacerii.

Organigrama firmei are scopul de a-i ajuta atât pe angajați, cât și pe antreprenori, să înțeleagă structura organizatorică a unei firme și să urmeze scara ierarhică a acesteia. Dimensiunea unei companii este direct proporțională cu numărul responsabilităților care revin fiecărui angajat, astfel că fără o organigramă, activitățile în cadrul companiei pot deveni confuze, angajații neștiind care atribuții le revin cu exactitate și cui se pot adresa în cazul în care întâmpină probleme.

Prezența organigramei este extrem de importantă pentru departamentul de resurse umane; departamentul poate urmări și lua măsuri în momentul în care structura organizatorică a companiei devine ineficientă. 

Există diverse beneficii în ceea ce privește implementarea unei organigrame într-o companie:

• Claritate asupra structurii ierarhice;
• Angajații își cunosc rolul și responsabilitățile care le revin;
• Angajații nou veniți se integrează cu ușurință;
• Ajută la gestionarea eficientă a proiectelor în derulare;
• Îmbunătățește comunicarea și fluxul de informații;
• Deciziile pot fi luate cu mai mare rapiditate datorită clarității asupra structurii;
• Procesul de planificare al afacerii este simplificat.

Lanțul de comandă

Reprezintă modul în care arată, pe verticală, structura organizațională a firmei; există claritatea asupra cine cui trebuie să raporteze și care este rolul fiecăruia în firmă.

Departamentele

Indiferent de mărimea afacerii, în orice companie există departamente care grupează personalul în funcție de roluri, responsabilități, departamente.

Aria de control 

Reprezintă aria din cadrul unei companii de care răspunde managerul fiecărui departament și pe care o conduce; aici vor fi menționate responsabilitățile managerului, echipa care formează departamentul respectiv și sarcinile care trebuie îndeplinite.

Centralizare 

Reprezintă procesul de luare a deciziilor, fiind indicate și persoanele cărora le revine decizia finală. În situația în care deciziile se iau de către directorul general, structura organizațională este una centralizată, iar în situația în care deciziile se iau la nivelul departamentului, structura organizațională este una descentralizată. 

O structură organizatorică funcțională implică un mix între cele patru elemente de bază, prezentate anterior.

Structura organizatorică centralizată vs. descentralizată

Structura organizațională a unei companii poate fi realizată în două moduri: centralizat și descentralizat.

Organigrama centralizată este extrem de utilă în ceea ce privește resursele implicate; datorită modalității de organizare al acestui tip de organigramă, rolurile și activitățile fiecărui membru al companiei sunt evidente. Nivelul de aliniere al angajaților cu valorile și misiunea companiei este ridicat datorită clarității organigramei centralizate. În companiile care utilizează această organigramă atât luarea deciziilor, cât și realizarea activităților sunt rapide. Ineficiența în privința activităților angajaților este diminuată semnificativ. 

Există și o serie de dezavantaje în cazul organigramei centralizate, iar una dintre cele principale este reducerea inovației membrilor companiei. Viteza de răspuns la schimbările externe este diminuată, angajații fiind focusați pe mulțumirea celor care ocupă poziții ierarhice înalte. Este posibil ca anumite doleanțe sau informații valoroase să nu ajungă niciodată la cei din conducerea companiei. Nivelul de independență al angajaților este limitat, astfel că și dezvoltarea profesională a acestora este îngreunată.  

Modelul de organigramă descentralizată stimulează creativitatea angajaților; nivelul de control ușor redus comparativ cu cel prezent în modelul de organigramă centralizată, permite o independență mai mare a membrilor companiei. Motivația, satisfacția și încrederea angajaților este la un nivel mai ridicat în cazul companiilor care utilizează o asemenea structură organizațională. Deciziile referitoare la activitățile care îi privesc pe angajați nu sunt luate de manageri, ceea ce le permite managerilor să își focuseze atenția asupra aspectelor care țin de competența lor.

În ceea ce privește dezavantajele utilizării unei organigrame descentralizate, există o serie de aspecte care pot îngreuna cursul natural al funcționării afacerii. Comunicarea între departamentele companiei și membrii acestora este posibil să devină defectuoasă și să ducă la apariția unor conflicte interne, tocmai din cauza lipsei acurateței schimbului de informații. Nivelul de concurență între echipe este crescut, motiv pentru care încrederea angajaților între ei înșiși și schimbul de informații este în continuă scădere. Din cauza lipsei de exactitate a organigramei descentralizate, există posibilitatea duplicării anumitor activități sau chiar proiecte, precum și pierderea de informații relevante.

Tipuri de structuri organizatorice

Scopul fiecărei companii este acela de a eficientiza procesele necesare pentru funcționarea companiei, astfel că este nevoie de adoptarea tipului de structură organizatorică potrivită.

Structura organizatorică funcțională

Membrii companiei sunt grupați în departamentele specializate activității pe care o desfășoară; fiecare departament este reprezentat de un lider. Organigrama funcțională acționează după principiul organigramei centralizate, unde liderii departamentelor raportează managerului situat pe o treaptă superioară ierarhic. Cea mai mare provocare a structurii funcționale este lipsa coordonării departamentelor între ele.

Structura organizatorică divizionară sau multidivizionară

Angajații companiei sunt organizați în jurul unui produs/ serviciu sau a unei zone geografice; echipele sunt axate pe un anumit segment de piață sau pe o anumită linie de produse/ servicii. Nivelul de independență al echipelor care se formează este la un nivel ridicat.

Structura organizatorică bazată pe echipă

Se creează echipe reduse ca număr de indivizi, care se vor focusa pe un anumit tip de produs/ serviciu, având control deplin asupra proiectelor care le revin. Nivelul de flexibilitate al angajaților este ridicat. 

Structuri organizaționale pe orizontală

Existența unor manageri de echipă este esențială; datorită nivelului de supraveghere mai puțin strict, implicarea angajaților este crescută. Acest tip de structură este extrem de simplist, astfel că este utilizat, cu preponderență, de către companiile de mici dimensiuni.

Structura organizațională de tip matrix

Angajații raportează, în același timp, mai multor manageri, scopul fiind acela de a exista control deplin asupra activităților și proiectelor în derulare. O provocarea mare a acestui tip de structură organizațională este evitarea conflictului între managerii departamentelor. Nu este utilizată cu frecvență, tocmai din cauza confuziilor care pot apărea.

Structura organizațională circulară

Acest tip de structură este unul ierarhic; angajații și managerii sunt în centrul companiei, aspect care încurajează colaborarea între departamente și eficientizează comunicarea.

Structura organizațională tip „network”

Barierele companiei în care angajații își desfășoară activitatea sunt depășite; sunt implicate și alte companii, astfel încât procesul de livrare al produselor sau serviciilor să fie finalizat cât mai repede, cu succes.

Cum se realizează o organigramă?

Modalitatea de creare de organigramă poate fi ilustrată grafic cu ușurință, atâta timp cât sunt luate în calcul următoarele aspecte: 

• Definirea scopului organigramei;
• Strângerea informațiilor de care este nevoie;
• Alegerea platformei care va fi utilizată pentru realizarea organigramei și modalitatea sub care ea va fi reprezentată;
• Actualizarea permanentă a organigramei pentru a include schimbările care au loc în companie.

Organigrama unei companii poate fi ilustrată cu ușurință chiar și în Word, unde sunt puse la dispoziție modele prestabilite, care pot fi modificate în funcție de nevoile companiei.

Beneficii organigramă într-o firmă

Tipul structurii organizatorice al unei companii este ales în funcție de dimensiunea, modul de funcționare și nevoile ei, însă, indiferent de tipul de organigramă utilizat, beneficiile sunt asemănătoare:

• Procesul de business este eficientizat;
• Luarea deciziilor este îmbunătățită;
• Locațiile/ magazinele companiei sunt bine organizate;
• Nivelul de performanță al angajaților este sporit;
• Nivelul de concentrare pe vânzări și pe serviciul de clienți este crescut;
• Angajații sunt conștienți de rolul care le revine;
• Informațiile pe care le oferă organigrama sunt semnificative pentru funcționarea companiei;
• Comunicarea între angajați și departamente este îmbunătățită;
• Angajații sunt motivați, dorindu-și să avanseze de pe poziția pe care o ocupă pe una mai înaltă;
• Proiectele în derulare sunt gestionate cu ușurință

Limitări organigramă într-o firmă

Beneficiile pe care le are prezența unei organigrame într-o companie sunt de necontestat, însă există și o serie de limitări ale organigramei:

• Presiunea psihologică a angajaților din cauza superiorității și inferiorității rolurilor celorlalți;
• Nivel de complexitate scăzut, astfel că informațiile oferite sunt reduse;
• Reprezentare inadecvată a rolurilor din cauza lipsei de informații complete;
• Rigiditate crescută din cauza modalității grafice în care este reprezentată, trebuind a fi mereu adaptată noilor schimbări din companie; 
• Lipsa unei imagini detaliate asupra companiei.

Model organigramă firmă

Pentru a înțelege diferențele între tipurile de organigrame și modalitatea de ilustrare a fiecăreia, le vom reprezenta grafic.

Organigrama ierarhică

Acesta este cel mai des întâlnită, cu atât mai mult în companiile internaționale, de mari dimensiuni. Organigrama ierarhică este reprezentată sub formă de piramidă; vârful piramidei reprezintă poziția cea mai înaltă al unui angajat în cadrul companiei.

Organigrama matrix (matrice)

Acest tip de organigramă poate fi utilizat doar în companiile în care sunt prezenți mai mulți manageri și, implicit, mai multe departamente; existența mai multor proiecte în derulare necesită realizarea unei organigrame de tip matrix, care permite vizualizarea managerilor responsabili de proiect, dar și membrii implicați în fiecare proiect.

Organigrama orizontală

În cazul acestei organigrame, membrii companiei au un nivel de independență ridicat, fiind implicați direct în procesul decizional; de obicei, aceste organigrame au două sau trei trepte, reprezentate de managerul companiei, managerii de departamente și membrii fiecărui departament.

Organigrama creativă

Adoptarea unei organigrame creative este, cu siguranță, benefică tuturor celor implicați în ea; importanța acestei diagrame este semnificativă, însă ilustrarea ei într-o modalitate creativă poate scădea presiunea psihologică pe care o au angajații odată ce o analizează.

Structura organizatorică divizată

Organigrama este divizată în mai multe business-uri mici, fiecare având propriile obiective. Acest tip de structură organizațională este utilizat de companiile de mari dimensiuni.

Model structură organizațională

În funcție de cultura organizațională, dimensiunea, sectorul de activitate, fiecare companie alege tipul de organigramă după care va funcționa. Pentru a înțelege caracterul flexibil al organigramelor, vom exemplifica câteva structuri organizaționale ale unora dintre cele mai cunoscute companii:

Sursa foto: insider.com

Exemple de organigramă

Cum se folosește o organigramă?

Diagramele de tip organigramă pot servi ca suport în numeroase situații. Ilustrarea grafică a acestora va oferi o imagine de ansamblu clară despre rolul fiecăruia sau activitățile care trebuie finalizate.

Există numeroase aspecte de care compania poate beneficia de pe urma unei organigrame:

• Sunt indicate responsabilitățile membrilor echipei și a raportului de relații dintre aceștia;
• Se păstrează eficiența în conducere și creșterile sau schimbările sunt gestionate;
• Angajații înțeleg cu exactitate care este rolul lor;
• Comunicarea este îmbunătățită;
• Rolurile în companie pot fi vizualizate în timp real.

Recomandări pentru o organigramă reușită

Pentru ca un model de organigramă să fie de succes, acesta trebuie să fie clar și concis, iar informațiile pe care le comunică să fie valoroase. Organigrama trebuie mereu revizuită, astfel încât detaliile pe care le cuprinde să fie de actualitate. Organigrama permite o vizualizare de ansamblu a modalității în care funcționează departamentele, astfel că în situațiile în care există întârzieri ale unor proiecte, situația poate fi remediată prin analizarea angajaților și schimbarea rolurilor sau înlocuirea acestora.

Idei practice care te vor ajuta să îmbunătățești organigrama afacerii tale:

• Împarte organigrama pe departamente, astfel încât să deții controlul asupra proiectelor în desfășurare;
• Adaugă datele de contact ale membrilor incluși în organigramă pentru a facilita schimbul de informații între angajați;
• Folosește poze cu angajații, nu doar numele lor; acest aspect îi va ajuta pe angajați, mai ales pe cei nou veniți, să se familiarizeze cu toți membrii companiei;
• Fii creativ și marchează departamentele și rolurile prin culori și forme diferite;
• Integrează logo-ul companiei în structura organizațională;
• Formele de tip 3D vor adăuga un plus de valoare organigramei.