Dispoziție de plată – model, ce este, cand se utilizeaza & cum se completeaza

Dispoziția de plată/de încasare reprezintă acel document financiar-contabil care dovedește tranzacțiile derulate prin intermediul casieriei. Practic, aceasta stă la baza tuturor operațiunilor menționate în Registrul de încasări și plăți.

Prin urmare, se poate spune că, o dispoziție de plată/încasare este acel document financiar contabil care servește ca:

• Document justificativ de înregistrare în Registrul de casă și în contabilitate, în cazul în care nu există alte documente justificative pentru plătirea în numerar;
• Dispoziție pentru casierie, în vederea achitărie enumerarea unor sume, conform normelor legale, inclusiv avansurile aprobate pentru cheltuielile de deplasare, precum și a diferenței de încasat de către titularul de avans, în situația în care justifică unele sume mai mari decât avansul primit, a cheltuielilor aferente achiziției de materiale și materii prime, etc;
• dispoziție pentru casierie, cu scopul încasări în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, conform normelor legale.

Elemente dispoziție de plată/încasare

În cadrul unei dispoziții de plată este necesar să se regăsească următoarele elemente:

• Denumirea companiei;
• Numărul și data realizării dispoziției de plată;
• Numele complet și funcția persoanei care încasează o restituie o anumită sumă;
• Suma încasată sau restituită – în cifre și în litere;
• Scopul realizării încasărilor plății;
• Tipul tranzacției și suma aferentă;
• Data și semnătura casierului;
• Semnăturile conducătorul unității, compartimentului financiar-contabil.

În cazul plăților, este necesar să se menționeze și date suplimentare privind beneficiarul sumei precum seria și numărul actului de identitate, suma primită, data, numele complet și semnătura

 

Care sunt informațiile obligatorii pe Dispoziția de plată

Toate elementele menționate mai sus ar trebui să se regăsească menționate în cadrul unei dispoziții de plată. Totuși, în cazul în care aceasta este întocmită și preluată în contabilitate folosind sisteme informatice de prelucrare automata a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu. În aceste cazuri, trebuie să se stabilească prin proceduri propria modalitățile de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat efectuarea operațiunilor.

 

Cum se completeaza o dispozitie de plata

O dispoziție de plată poate fi completată ca document pe suport de hârtie sau în format electronic. În ceea ce privește înscrierea informațiilor în document, aceasta se realizează cu cerneală, cu pix cu pasta ori prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor

Model dispoziția de plată

Cum corectăm o dispoziție de plată

Conform Art. 11 din Ordinul nr. 3512/2008, nu se admite realizarea de corecturi pe documentele în baza cărora se primesc, se eliberează sau se justifică banii sub formă de numerar. Acest lucru este valabil și în cazul dispoziției de încasare/plată.

Altfel, în situația în care apari erori în procesul de întocmire a documentului, acesta se va declara nul și să fac complete un formular nou. Dacă se utilizează un carnet de dispozitiv de plată, exemplarele anulate vor rămâne atașate în acesta.

 

Cum se încasează o dispoziție de plată

Încasările ori plățile aferente unor dispoziții de plată/încasare se fac în numerar, la casieria companiei. Având în vedere faptul că este vorba de tranzacții cu numerar, trebuie să se respecte încadrarea în plafoanele aferente acestui tip de tranzacții, reglementate de Legea nr. 70/2015. Cele mai importante plafoane sunt următoarele:

• Plăți din avansuri spre decontare – plafonul zilnic este de 5000 RON, stabilit pentru fiecare persoană în parte ce a primit avansul spre decontare;
• Încasări de la persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale, întreprinderi familiale, persoane juridice, liber profesioniști, persoane fizice care își desfășoară activitatea în mod independent, asociații și alte entități cu sau fără personalitate juridică – plafon zilnic de 5000 RON/persoană însă nu mai mult de un plafon total de 10.000 RON/zi.
• Plăți către persoanele menționate anterior – plafon zilnic de 5000 RON/persoană însă nu mai mult de un plafon total de 10.000 RON/zi.
• Plți către magazine de tipul Cash & Carry – plafon zilnic maxim de 10.000 RON.

 

Legislația în vigoare privind dispoziția de plată

Reglementările legale cu privire la folosirea dispoziției de plată și la modul de realizare a acesteia se regăsesc în Ordinul nr. 2634/2015, din 5 noiembrie 2015, privind documentele financiar contabile emis de Ministerul finanțelor publice și publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.

 

Diferența între dispoziția de plată și chitanță

Atât dispoziția de plată cât și chitanța sunt documente financiar contabile folosite în vederea justificării depunerii de numerar în casierie. Totuși, ele nu trebuiesc confundate, existând diferențe importante, ce trebuiesc luate în calcul:

• O dispoziție de încasare este un document financiar fără regim special, în timp ce o chitanță are un regim special de tipărire, înscriere și numerotare.
• În cazul dispoziției de plată, normele legislative în vigoare nu impun un număr minim de exemplare. În schimb, o chitanță trebuie completată în două exemplare.
• Sumele aferente dispoziției de plată/ încasare nu fac obiectul unei activități de exploatare. În ceea ce privește sumele aferente a unei chitanțe ele rezultă în urma unei activități a companiei – vânzare de bunuri ori prestare de servicii.
• Dispoziția de plată se folosește în momentul în care nu există alte documente justificative, prin care se se dispună plata ori încasarea unei sume, în timp ce chitanța folosește pentru a se încasa o factură emisă de către companie unui client, în absența unei case de marcat.

 

Cum are loc rulajul dispoziției de plată

Pentru a se putea efectua o plată cash în baza acestui document financiar-contabil este necesar să se realizeze următorul circuit:

• Realizarea unui control financiar preventiv de către persoana autorizată pentru avizarea tranzacție;
• Aprobarea încasării ori plăților sumelor respective de către persoanele autorizate;
• Efectuarea operațiunilor de încasare ori plată;
• În cazul încasărilor, se semnează de către casier, în cadrul casieriei iar pentru plăți, de către persoana care a primit suma menționată;
• Anexarea dispoziției de plată/încasare la registrul de casă, în vederea efectuării înregistrărilor în contabilitate.

 

Când folosim Dispoziția de plată (exemple)

Există mai multe situații în care se poate folosi o dispoziție de plată. Printre acestea, cel mai des întâlnite în cadrul activității unei companii sunt următoarele:

Realizarea de plăți de către administratorul unei societăți în numele acesteia

În situația în care administratorul realizează o plată în numele societății din surse propria, este necesar să fie îndeplinite următoarele două activități:

• Întocmirea unui decont de cheltuieli interne astfel încât să se poată înregistra, în baza lui, plata facturii;
• Realizarea unei dispoziții de plată din casierie pe numele administratorului, care se trece în Registrul de casă la rubrica plăți.

Ordinul de deplasare aferent unei delegații

Ordinal de deplasare se realizează într-un exemplar, ca dispoziție pentru persoana ce urmează să facă deplasarea. În momentul decontării avansului, pot exista două situații:

• Cheltuielile efectuate au valoare mai mare decât avansul primit, situație în care, pentru diferența de primit, se realizează o dispoziție de plată către casierie;
• Cheltuielile realizate au fost mai mici decât avansul primit, caz în care diferența Ce trebuie restituită de către titularul avansului se depune la casierie pe bază de dispoziție de încasare.

Decontul de cheltuieli pentru deplasări externe

Acesta se realizează într-un singur exemplar, de către titularul de avans, în vederea decontării cheltuielilor efectuate pe întreaga durata a deplasării în afară teritoriului țării. În baza lui se stabilesc diferențele de primit sau restituit. De asemenea, este folosit și ca document justificativ de înregistrare în registrul de casă, în valuta și în contabilitate.

Și în acest caz pot exista două scenarii:

• Cheltuielile totale sunt mai mari decât avansul primit la casieria unității, caz în care acesta semnează pentru primirea diferenței, fără a mai fi nevoie să se întocmească un document distinct;
• Sumele cheltuite sunt mai mici decât avansul primit iar diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie, pe bază de chitantă pentru operațiuni în valuta ori dispoziție de încasare către casierie.

 

Creditarea unei companii de către unul dintre Asociați

Asociații au posibilitatea de a credita o companie în baza unui contract de împrumut. Ulterior, există două situații:

• banii se încasează numerar prin casierie și se realizează o dispoziție de încasare;
• creditarea se face în contul curent al societății, având la bază o foaie de vărsământ ori de depunere numerar, pe care se menționează natura operațiunii.

 

Alte situații când se întocmește o dispoziție de plată

• restituirea în numerar a sumelor creditate de către administratorul sau asociații companiei;
• plata salariilor în numerar, în contextual în care, din diferite motive, nu se poate utiliza ștatul de plată;
• restituirea în numerar a unei garanții ce a fost reținută de la un gestionar.

 

Alte situații când se întocmește o dispoziție de încasare

• recuperarea pagubei ce a fost produsă de către unul dintre angajații companie;
• restituirea dividendelor interimare ce au fost plătite în plus unui asociat. 

 

Cum arhivăm și cât păstrăm dispozițiile plată

Dispozițiile de plată/încasare se păstrează pe o perioadă de 5 ani. Aceasta începe să curgă din momentul încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost realizate documentele. În cazul în care există alte norme proprii ale entității emitente, acestea pot fi păstrate și pentru o perioadă mai mare de timp.

În ceea ce privește locul de păstrare, dispozițiile de plată pot fi arhivate la domiciliul fiscal, la sediul social sau la unul dintre sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic. Dacă sunt utilizate programe informatice în vederea tinerii evidenței contabile, dispozițiile se pot păstra pe suportul tehnic însă este obligatoriu ca ele să poate să fie listate în orice moment, la solicitarea organelor de control.

De asemenea, ca în cazul oricăror documente financiar contabile, și atunci când este vorba despre dispoziții de plată ele se pot păstra de către operatori economici autorizați în prestarea de servicii de arhivare, în baza unui contract valabil de prestări servicii.

Indiferent de situație de locul de arhivare, administratorul companiei este cel care are răspunderea pentru aceste proceduri.