Diagrama Gantt – ce este, model | Totul despre graficul Gantt

Ce este diagrama Gantt?

Henry Gantt a creat inițial prima diagramă cu coloane pentru sistematizarea activităților de rutină, între anii 1910 – 1915. Ulterior, acesta a utilizat instrumentul pentru măsurarea eficientă și optimă a productivității angajaților, introducând și alte variabile pentru urmărirea performanței lor.

Deși datorită lui Henry Gantt diagramei i-a fost recunoscută utilitatea, originea acesteia își are începutul în 1896, când Karol Adamiecki a creat acest grafic, pe care l-a numit armoniograma; ea a fost inițial publicată în rusă și poloneză, ceea ce a limitat adaptarea ei, dar și recunoașterea autorului ei.

Diagrama Gantt, definiție: un instrument de analiză și planificare, care permite organizarea proiectelor în detaliu și urmărirea progresului acestora. Cu ajutorul acestei analize pot fi identificate informații referitoare la data de început și de finalizare a proiectului, echipa implicată în realizarea proiectului, stadiul fiecărei activități, bugetul alocat proiectului și alte detalii relevante.

Graficul Gantt este cel mai des utilizat în administrarea proiector, tocmai datorită complexității de care dispune. În ceea ce privește aspectul vizual, acesta este organizat precum o diagramă orizontală, cu coloane, care indică durata de timp alocată activităților necesare pentru realizarea proiectului.

Datorită acestui instrument, departamentul de management poate verifica statusul proiectului și dacă timpul alocat acestuia va fi respectat sau depășit; în cazul în care unele activități necesită mai mult timp decât cel stabilit, se poate interveni în reducerea timpului alocat unei alte activități, astfel încât proiectul să fie finalizat în termenul stabilit.

Pentru ce se folosește diagrama Gantt într-o firmă?

Controlul asupra unui proiect în derulare poate fi efectuat doar cu ajutorul acestui grafic, pe care fiecare companie îl poate adapta în funcție de activitatea desfășurată. Graficul Gantt oferă informații în timp real atât managerilor de proiect, cât și membrilor implicați în proiect, care pot verifica activitățile care revin în responsabilitatea lor.

Diagrama Gantt poate reprezenta punctul de start al unui nou proiect. Posibilitatea de a organiza vizual toate activitățile, permite modificări și ajustări rapide asupra graficului. Includerea în schema Gantt a cât mai multor detalii referitoare la proiect, scade rata de insucces al proiectului.

Exemple de utilizare a instrumentului diagrama Gantt:

• plan de afaceri
• organizarea unui eveniment
• lansarea de noi produse
• realizarea planului de marketing
• implementarea unei campanii online pentru lichidarea de produse

Beneficii diagrama Gantt

Beneficiile utilizării unei diagrame Gantt sunt numeroase:

Privire de ansamblu asupra proiectului: atât managerii, cât și membrii echipei implicate în proiect sau chiar partenerii pot verifica stadiul activităților;

Îmbunătățirea eficienței: stabilirea de termene limită realiste poate fi realizată cu ajutorul acestei diagrame; totodată,  stabilirea bugetului și a echipei potrivite pentru demararea proiectului este setată încă de la planificarea activităților;

Control asupra planului: urmărirea îndeaproape a atribuțiilor fiecărui membru implicat în proiect, fluxul de lucru între departamente, reconfigurarea planului în situația în care termenele de timp ale unor activități sunt depășite; 

Timp de reacție: posibilitatea de identificare a problemelor care pot apărea pe parcursul desfășurării activităților, ceea ce permite acționarea din timp și evitarea situațiilor neplăcute;

Organizarea optimă a activităților: lipsa unui instrument care să permită coordonarea atribuțiilor membrilor echipei poate duce la suprapunerea acestora, care va cauza haos;

Creșterea productivității: posibilitatea de vizualizare a sarcinilor în desfășurare contribuie la păstrarea concentrării, dar și la responsabilizarea fiecărui membru implicat în proiect;

Posibilitatea de manageriere a multiplelor proiecte: utilizarea graficului Gantt pentru fiecare proiect în desfășurare permite membrilor din conducere să jongleze cu mai multe proiecte în același timp, având control deplin asupra lor;

Simplificarea sarcinilor: numărul mare de activități care trebuie desfășurate pentru realizarea unui proiect pot fi copleșitoare; transparența unei scheme Gantt permite tuturor celor implicați în plan să identifice sarcinile care le revin, rămânând astfel focusați pe atribuțiile lor;

Setarea termenelor limită posibile: stabilirea timpului necesar activităților poate fi realizată datorită diagramei Gantt, unde toate sarcinile pot fi vizualizate pe grafic;

Alinierea tuturor membrilor echipei, chiar și a celor care lucrează remote: indiferent de locul în care își desfășoară activitatea, datorită schemei Gantt, membrii implicați în proiect urmează același plan;

Motivarea echipei: posibilitatea ca toți membrii echipei să aibă acces la aceleași informații și să vadă cum proiectul avansează datorită sarcinilor îndeplinite de ei, îi motivează.

Model – Diagrama Gantt

Există numeroase metode prin care se pot realiza diagramele Gantt, însă cea mai accesibilă și la îndemâna tuturor, este cea creată în Excel. 

Când se folosește diagrama Gantt?

La fiecare proiect nou început. Pentru a exista control asupra tuturor activităților care duc la realizarea proiectului, este nevoie de graficul Gantt; proiectul nu doar că este segmentat vizual în sarcini mici, însă printr-o analiză rapidă a diagramei, pot fi identificate posibile întârzieri și situații neprevăzute, care pot afecta finalizarea proiectului, dacă acestea nu sunt observate și remediate din timp. 

Componente diagrama Gantt 

Pentru ca diagrama Gantt să fie complexă, este nevoie să cuprindă următoarele elemente:

Date: data de început și de finalizare a proiectului, precum și datele exacte ale fiecărei activități care trebuie îndeplinită;
Sarcinile: indiferent de amplitudinea task-urilor, acestea trebuie notate în tabelul pe baza căruia va fi creată diagrama;
Coloane: acestea indică perioada de timp alocată fiecărei activități și cât timp a mai rămas până la finalizarea ei;
Etape: pentru proiectele complexe, sarcinile sunt integrate în etape; această componentă este afișată pe diagramă sub formă diferită, spre exemplu un romb, tocmai pentru a fi identificată cu ușurință;
Săgețile: dependențele între activități sunt indicate prin săgeți; există situații în care o sarcină nu poate fi începută până când alta nu este finalizată;
Coloanele de activități: indică fragmentul finalizat dintr-o anumită activitate;
Coloanele verticale: monitorizează progresul întregului proiect la data verificării lui;
Identificarea sarcinilor: atribuirea unui ID fiecărei activități va ușura deosebirea sarcinilor între ele;
Echipa: alocarea sarcinilor membrilor echipei îi va responsabiliza și motiva să le finalizeze în timpul indicat.

Cum se face o diagramă Gantt?

Există numeroase aplicații care pun la dispoziție crearea unei diagrame Gantt doar prin completarea informațiilor referitoare la proiectul în desfășurare, însă care nu sunt accesibile pentru toate afacerile. Cu toate acestea, există o variantă la îndemâna: crearea graficului în Excel.

Pași creare diagrama Gantt:

1. Creează un tabel care să cuprindă toate activitățile de care este nevoie pentru finalizarea proiectului; enumeră-le una sub alta. Important: include data de început, data de final și durata de desfășurare a proiectului.

2. Selectează coloana cu data de început a proiectului și inserează un grafic de tip coloane orizontale.

3. Odată creată diagrama, poți insera prin click dreapta – select data elementele care dorești să apară pe grafic.

4. Adaugă activitățile pe grafic prin click dreapta – select data; asigură-te că este selectată căsuța start date, după care click edit; se va deschide o fereastră care îți va permite să selectezi coloana cu activități.

5. Transformă graficul cu coloane în diagramă Gantt: selectează coloanele orizontale din grafic și apoi apasă click dreapta – format data series; selectează no fill la căsuța fill și no line la căsuța border color; vei vedea că indicatorul de progres al fiecărei activități este inversat, astfel că este nevoie să dai click pe lista cu activități din grafic, iar din tabelul care s-a deschis, în căsuța axis options, să bifezi categories in reverse order.

6. Personalizează graficul Gantt conform culorilor aferente afacerii tale.

Diagrama Gantt în diferite metodologii

Pentru realizarea unui proiect care presupune implicarea mai multor membrii din echipă, fiecare cu atribuții specifice departamentului în care lucrează, nu doar graficul Gantt îți poate fi de folos:

• Creează o listă cu toate activitățile necesare pentru realizarea proiectului; include aici termenul de începere și finalizare a fiecăreia, precum și persoana responsabilă pentru realizarea ei;
• Ilustrează planul și activitățile proiectului prin crearea unei hărți; include și săgeți pentru a înțelege dependența activităților între ele și ordinea acestora;
• Realizează un panou de tip Kandan: un tabel împărțit în trei secțiuni, care să cuprindă toate sarcinile necesare pentru realizarea proiectului, sarcinile care sunt în lucru și sarcinile finalizate; cu cât sunt incluse mai multe informații, cu atât mai complex va fi panoul;
• Desenează o axă: include cronologic toate activitățile care trebuie desfășurate;
• Întocmește un document: detaliile referitoare la realizarea proiectului pot fi cuprinse într-un document Word;
• Creează un dashboard: un tablou analitic, în care sunt incluse vizual toate informațiile referitoare la proiectul în desfășurare;
• Realizează un tabel: te poți ajuta de Excel pentru realizarea unui tabel simplu, dar complex;
• Folosește-te de calendar: notează într-un calendar online, la care să aibă acces membrii implicați în proiect, sarcinile care trebuie realizate, timpul de finalizare și responsabilii pentru fiecare activitate.

Diagrama Gantt în Modelul Waterfall

Metoda Waterfall este utilizată pentru deținerea controlului asupra unui proiect în desfășurare; precum și în cazul diagramei Gantt, această metodă oferă o imagine de ansamblu asupra tuturor activităților incluse în proiect. Metoda Waterfall se deosebește prin modul în care este construită: fiecare etapă trebuie finalizată pentru ca următoarea să poată începe.

Metoda Waterfall poate fi realizată și pe baza unui grafic Gantt, oferind astfel o imagine de ansamblu clară asupra stadiului în care se află proiectul.

Diagrama Gantt în Modelul Agile

Metoda Agile se concentrează pe realizarea task-urilor în perioade scurte de timp, astfel că această metodă este fragmentată în sarcini de lucru mai mici, precum diagrama Gantt. Vizual, metoda Agile este reprezentată grafic sub forma unui proces, în care activitățile sunt interconectate, astfel că este nevoie de atenție pentru a înțelege firul desfășurării activităților.   

Realizarea modelului Agile conform diagramei Gantt va ușura urmărirea activităților și va permite celor implicați în proiect să vizualizeze toate sarcinile care trebuie realizate, detaliate cu termene limită, persoane responsabile pentru finalizarea lor și dependențele dintre activități.

Întrebări frecvente

Cine a fost Henry Gantt?
Henry Gant (1861-1919), născut în Calvert County, Maryland, U.S., a fost atât inginer mecanic, cât și consultant în management; în anul 1910 a creat instrumentul utilizat și astăzi de majoritatea companiilor, diagrama Gantt.

Este utilă implementarea unei diagrame Gantt în orice companie?
Utilizarea diagramei Gantt nu este doar utilă oricărei companii, ci și necesară pentru controlul proiectelor în desfășurare. Indiferent de mărimea companiei și de nivelul de complexitate al proiectului, graficul Gantt este mereu o soluție eficientă.

În ce program se poate face o diagramă Gantt?
Varianta de utilizarea a programului Excel este cea mai la îndemână și cea mai accesibilă; pentru realizarea ei este nevoie de alocarea unui timp mai lung decât în cazul unei platforme online, care realizează diagrama automat, odată ce sunt introduse informațiile referitoare la proiect. Câteva platforme online care permit realizarea de modele – diagramă Gantt, fără prea mari eforturi: Monday.com, Smartsheet, ClickUp, Wrike, Heigh, Hive, Canva, Backlog, Airfocus.